前17个远程协作工具以及如何开发一个

这篇文章于2020年3月31日更新。

目前,你没有办法在办公室工作——隔离已经关闭了全球数百万员工的大门。COVID-19来了,它无疑彻底改变了你们团队的习惯和仪式。下一个是什么?

在大多数情况下,在家工作不是问题。2020年3月,82.3%日本的许多企业都成功地为员工实施了远程办公。严格来说,在新型冠状病毒开始全球传播之前,一些专家就已经选择了这一方案。但就目前而言,我们必须应对令人震惊的影响。

本文将帮助您选择最有效的仪器,使调整令人遥留的更畅销,我们将回答您对为家庭办公室建立全新解决方案的问题。

沟通工具类型

有一些特定类型的沟通工具可以帮助您的团队更高效地执行任务。他们都有一个共同的特点——他们的目标是简单的,在一个最大程度上简单的交流。这些类型的通信工具如下所示:

会议

这是最合乎逻辑和最明显的沟通方式。在我们公司,我们更喜欢与客户面对面,以便在一起做生意之前更好地了解他们。这有助于建立信任,这在任何外包关系中都是至关重要的。

协作通信工具

这些是专门为客户和外包团队构建的特殊工具,用于以实时模式高效地在来自世界不同地区的项目上协同工作。它们通常基于浏览器,是分享想法和共同努力寻找创新工程解决方案所必需的。

协作写作是一种交流方式,可以在线共享文档和表格。被授予访问权限的用户可以从世界各地实时进行更新;最广为人知的谷歌文档或不同的Wikis.。Wiki可以存储整个数据库,知识库和经验,这对您的团队的教育非常宝贵。

讨论工具或虚拟交流工具

电子邮件、新闻组、聊天室、信息:它们都是快速便捷的交流方式。现在有如此广泛的这些应用程序,这使它更容易找到您所需要的。我们的建议是始终保持聊天室开放。它创建了一个通用的工作环境,模拟现场(面对面)交互。

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视频会议工具

视频会议是目前最流行的软件通信类型之一,其原因完全可以理解。当你能看到与你交谈的人时,即使是通过Skype,你可以更好地了解与你打交道的人的类型。这是一种比一个简单的电话更私人的交流方式,通过与某人(亲自)见面也可以建立一种关系。

电话会议工具

电话会议是另一种方便地在团队成员,同事和客户中沟通的方法。即使双方都位于世界的对侧,也是必要分享屏幕时的展示。它还为参与者提供了在演示期间发表评论的能力来提供分享想法的机会。例如索尼西斯

网络会议工具

网络会议是交互式研讨会和会议的完美选择。

在线办公工具

不同的基于网络的办公工具,换句话说,在线办公工具是多功能的,因为它们结合了项目管理和时间跟踪,例如。校对中心

共享工具

创建共享工具用于发送文件或屏幕截图。您将需要这些工具来存储和共享文档,或者快速发送屏幕截图,以使可能冗长的解释更清晰、更简洁。

开始远程协作需要什么?

在远程工作时可以保存正常业务流程的哪些方面?这一切都取决于您使用的商业模式以及您在这些压力时间内创建舒适的工作区的商业模式。如何设置远程分布式团队?这是这个问题的五个答案。

远程协作

  1. 选择同步通信的工具(呼叫和视频会议)

对于许多公司来说,员工之间的沟通是重中之重,因此信息应该继续在团队成员之间有效地流动。建立一种实时听到和看到远程团队的方法不是问题,也不会花费您很多钱。有了他们,你将继续保持高水平的参与度和效率,就像工作之前一样远程。

  1. 选择异步通信的工具(消息传递)

即使员工远离办公室或彼此,也可以在会议期间与一个人或整个团队交谈。市场上有几十款messenger应用程序,用于简化正式和非正式的在线对话。

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  1. 创建一个共享空间以共享和保存所有类型的内容

重要的是要为所有团队成员提供一个信息 - 它构建信任并提供与信息的平等访问权限。所有PDF,视频文件,照片和图像都应存储在云中,因此每个人都可以获得并使用它们。

  1. 跟踪任务

任何类型的公司都一直在使用任务跟踪器。这是清楚地看到所有作业的最佳方式。团队领导人可以遵循并监控员工的工作量,并提供最新的任务列表,允许更好的协调。

  1. 更新工作时间表

对于习惯于在同一工作区工作的人来说,远程团队协作通常是不寻常的。工人们可能需要一些指导来建立他们的新习惯。在这种情况下,您可以列出规则和定期会议,以帮助团队成员建立他们的制度。

虚拟协作

2020年的最佳虚拟协作工具

正如您已经看到的,在家工作包括几个方面,市场上每一方面都有一个解决方案:时间跟踪、视频会议、消息传递、项目管理和文件共享。

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项目管理

  1. 吉拉是一个多功能协作应用程序。除了项目管理功能外,它还提供了一个错误跟踪系统和问题跟踪。在该工具中,您不必定义每种类型的任务,因为它具有现成的环境,适用于不同的项目管理方法。
  2. 体位法提供您正在进行的所有项目和任务的快速概述。它旨在提高团队协作和工作管理。团队可以创建项目,将工作分配给队友,指定截止日期,并直接就任务进行沟通。它还包括报告工具、文件附件、日历等。
  3. 特雷略是一个基于Web的项目管理应用程序。每个项目由一个板代表,其中包含任务列表,每个列表都有具有不同任务的卡。它允许无限制的标签,评论等。
  4. wr解决了一个常见问题:它将大任务分解为小任务。借助Wrike,可以轻松跟踪团队成员的进度及其对项目的贡献。该解决方案还提供关于在给定时间段内花费了多少时间和金钱的报告。
  5. 大本营是一个通用的项目管理工具,用于聊天、共享和发送文件、创建待办事项列表、管理里程碑、跟踪时间等。如果你习惯于把所有东西都放在一个地方,那就很方便了。

异步通信(消息传递)

  1. 松弛的是一个基于云的协作工具,专门用于组织需求。团队管理员或业主能够通过邀请方便地加入某些团队和团体。它提供聊天室和直接消息。它的巨大优势是它结合了许多其他服务,包括Google Drive和Dropbox。
  2. 争夺是懈怠的替代品。与其他类似的工具相比,它提供了由地点进行自动分组,通过公司的角色搜索人员,并计划企业活动。
  3. 抱怨是一个私人的社交网络,只适合那些拥有您的公司域名的电子邮件地址的人。管理员可以根据任何条件创建组,无论是任务还是爱好。小组交流可以减少来自整个团队的“噪音”,并专注于一个特定的主题。
  4. 进行交流介绍了一种不同的合作方式,一种可视化的方式。它是为屏幕共享而设计的。

同步通信(视频会议)

  1. 在那里是一个免费且易于使用的视频通话工具。它允许用户创建会议室并在其中进行通信。有趣的是,它一切都发生在浏览器中,无需安装应用程序。只需创建一个链接并将其发送给您的团队。
  2. 快速移动是虚拟协作的最佳视频会议解决方案之一。在隔离公告后,这个新应用程序已下载600 000次在一个星期。它非常容易使用:主机发送一个链接给其他参与者,他们甚至可以通过浏览器的窗口加入,而不需要下载应用程序。
  3. 谷歌环聊是一款简单的应用程序,适用于没有通信工具预算的小公司。您可能需要一些基本功能:一个简单的界面,以及邀请几个人参加会议,甚至录制对话的功能。
  4. LifeSize.是一种用于高性能会议和日常通信的视频会议解决方案。它适合您现有工具的工作流程,在您每天使用的应用程序和会议室中为您提供最佳视频体验。难怪许多医院和医务室使用Lifesize与其他医生和患者联系。在新冠疫情爆发后,Lifesize将在六个月内向全球所有企业提供免费、无限制的视频会议服务。

文件共享

  1. 谷歌硬盘是在云中使用的最简单和最流行的工具。你可以处理文本文件、照片和图像、演示文稿、表格——所有这些文件都存储在一个地方,不会占用电脑上的任何空间。
  2. Dropbox是另一个协作工具。有了这个应用程序,你可以得到一个便宜的1tb内存的业务包,并优先为Dropbox的支持团队。
  3. 自然死是一个简单而可靠的文件存储。没有额外的功能或众多的定价选项——这是预算有限的虚拟团队的最佳工具。

时间跟踪

  1. 时间的医生实际上是一个虚拟办公室。对外包感兴趣的公司来说,主要关注的是如何管理远程团队,并确保员工实际工作。在Time Doctor的帮助下,您可以监控和监督在工作、休息、会议、考勤、查看外包团队成员访问的网站和应用程序等方面花费的时间。

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如何构建远程协作工具

您现在可以看到协作应用程序可以相互强烈差异:它们具有不同的目标和功能集。让我们弄清楚你究竟想要构建什么。

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1.您的最终目标和目标受众

你到底想看什么?每一次新的旅程都是从这个问题开始的。如果你有兴趣走这条路,确保你的想法解决了一个特定的问题,并且对其他人有用。一旦确定,开始进行一些研究。

  • 定义您的理想用户想要得到什么,然后将其转化为您的业务目标。您应该清楚地了解远程协作软件可以为其他公司带来的好处。您知道如何为远程团队创建完美的messenger吗?或者视频电话呢?对你来说,找出一个独特的优势并找出你试图解决的问题是至关重要的。
  • 进行市场研究。值得一试吗?也许有人已经将你的想法付诸实践,而你的目标受众已经在使用你将要提供的东西。在这种情况下,您可能需要放弃该想法或创建一个成功的功能组合,以使您的想法脱颖而出。

2.功能列表

如果您已使用类似的应用程序,您希望添加到他们的功能?现在是时候进入一些细节了。这是通信和任务跟踪工具的特征可能看起来像的。

通信工具的核心功能:

  • 即时聊天
  • 电话会议
  • 视频通话
  • 屏幕共享
  • 隐私设置,等等。

任务跟踪工具的核心特性:

  • 带有受让人的任务列表,其中还包括任务描述,注释,文件附件和子任务
  • 日历和警报
  • 其他工具,如甘特图
  • 跟踪文件的版本和更改等。

缩放应用程序

3.发展阶段

此时,责任转移到软件开发团队。没有专家的帮助,你甚至连技术规格的清单都完成不了。为了更好地理解,让我们看看一般的开发团队会做些什么。

  1. 创建Wireframe(您可以调用它的草图)的未来应用程序,然后尝试退出,请按照用户的步骤操作。
  2. 决定项目的技术堆栈。
  3. 构建第一个原型(一个粗略的示例)。
  4. 创建应用程序的设计。
  5. 开发和测试。这两个步骤紧密相连。首先,应该在某个开发阶段之后进行测试,然后在开发阶段完成时进行测试。

保持安全,继续前进

如果你在新冠肺炎期间远程工作,并不意味着你将没有生产力——我们有如果您的团队远程工作,则概述了如何有效协作的示例。市场上有几十种解决方案可提供新采用的工作常规尽可能平稳。是IT通信或文件共享,您将找到许多差异来选择。

另一方面,目前的情况显示了现有远程协作工具的所有缺点,并促使许多企业家为给定的目标受众创建一个全新的完美应用程序。也许你已经有了自己的一些想法。

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